こんにちは、Corporate IT/Business ITを担当している足立 です。
この記事は Enigmo Advent Calendar 2020 の 24日目の記事です。
エニグモでは1人目のコーポレートIT担当として未着手な社内IT環境をコツコツ整備してます。 世間的には１人情シスと呼ばれるポジションです。
今回は2020年に取り組んだ事を書きたいと思います。
2020年は何と言ってもコロナウィルス
1月後半から徐々に猛威が迫ってきて弊社も2月17日に対応・方針についてのMTGが予定されてました。
また、偶然にも同タイミングでSlackの全社チャンネルに 会社に対し何らかの方針、対応があるのかと言う内容の投稿がありました。
今思うと見えない恐怖・不安が爆発した日だと思います。
2月17日 緊急招集 MTG
2月17日 夕方 経営陣、監査役、部署長、情シスが招集されました。
そこで決まった方針は下記内容になります。
方針の大概要
①「在宅勤務」の推奨
②出社勤務の場合は「時差通勤」推奨と「社内感染防止ルール」の厳守
③本方針は翌営業日からのスタート
コロナウィルスの影響により、急遽全社的にリモートワークを一斉にスタートする事になりました。
情シスとしてのMISSIONは リモートワーク環境の構築
リモートワーク環境・・・
実はリモートワークを本導入してませんでした。
当初の予定だとオフィスが元々国立競技場が近いと言うこともありオリンピックに向けて
リモートワークを段階的に試験導入する予定でした。
また、コロナ禍前は情シスとしてリモートワーク開始について反対の立場をとっていました。
反対した理由
当時でもリモートワークで業務出来る環境でありましたが
いくつか課題があり中々、賛成する事は出来ませんでした。
代表的な理由としては・・・
- 運用、緊急時のフローが無い
リモートワークの運用フロー・ルールが構築されていない
重大インシデント発生した際の緊急連絡フローが確立出来てない - ウィルス対策が脆弱
コンシュマー版のウィルス対策ソフトを利用してましたが、リモートワークを実施するには強化すべき部分でした。 やはり管理コンソールが無い為、管理者として各端末の状況が把握しにくい部分が課題でした。 - MDM（Mobile Device Management）導入して無い
ウィルス対策の話と同様に端末の状況を一括で集中管理出来るソリューションが未導入
運用・緊急時のフロー等は社内で方針を決めるだけなので、直ぐに対応が出来る内容ですが
正直、セキュリティ周りをもう少し強化な環境に整えてから実施したいと言う思いでした。
真っ先にやった事 デスクトップ パソコンのリプレイス
緊急事態に付き兎に角、業務が出来る環境にすべくデスクトップPCのリプレイスに着手しました。
当然、パソコン無ければ仕事が出来ません。
当時、アルバイト・派遣社員が使用していた約20台程のWindowsデスクトップPCが
稼働中な為、直ぐにメーカーに連絡し、12～13台ずつ購入し３～4週間程で入れ替え完了させました。
キッティングに関し初めはイメージを作成しクローニングで対応も考えたのですが
作成・検証する時間も無かったのと、エニグモでは予めインストールするソフトも少ないので
人力による力技で対応しました。
2019年より少しずつノートPC化をしていたので、何とかなった感じです。
WEB会議・問い合わせ対応
Zoomを導入しました。
実は運良くコロナ禍前から導入に向けて動いていました。
導入した理由としてはGoogle Workspace（旧称 G Suite）があるので
Google Meet利用出来ましたが、やはり大人数でのWEB会議はZoomの方が安定していたからです。
特にエニグモでは4Mと呼ばれる全体集会が月1回あるので、そこは重視しました。
また、仮想背景機能もあるので従業員のプライバシー保護の観点や
リモートコントロール機能もあるのが決定打でした。
Zoom導入前にトラブルサポート対応で解決までに３時間かかった事例があったので
この機能にはだいぶ助けられました。
Zoom対応ハードウェア DTEN導入
元々社長室・会議室にAppleTVが設置されておりプロジェクターを使用して
会議資料を投影してました。
MacはAirPlayを使用して安定的に投影出来ますが、Windowsの場合はAirParrot3と言う
シェアウェアを利用してましたが非常に動作が不安定と言う課題がありました。
プロジェクターを利用する際に部屋を暗くする不便さ、動作が不安定な課題を解決する為
Zoom対応ハードウェア DTENを１番大きい会議室と社長室に導入しました。
導入後はWindowsでも安定した投影が可能になりZoomRoomsアカウントで
無償アカウントユーザーでも時間無制限でWEB会議を利用出来るようになりました。
デメリットな部分としてはお値段が高いところでしょうか
個人的には気に入っているハードです。
当初は全会議室に導入しようとしていたので2台で止めといて良かったです。
電話対応 fondesk モバイルチョイス050導入
コロナ禍と言えども会社へ電話が鳴る日々でした。
その殆どは業務と関係の無い営業電話や人材紹介の電話で月間300件程着信があり
主にバックオフィス部門にて全ての電話を受電し業務負荷が増え
電話対応する度に集中力が途切れて業務がままならない状況でした。
また、お客様の問い合わせについても迅速に対応出来ない事例も発生し
折返し対応するにも会社支給の携帯電話が無いので個人の携帯電話を利用する人も居ました。
そこで電話受付代行サービス fondeskを導入
導入後は会社代表電話番号をfondeskの番号へ転送し
転送先のオペレーターの人が一時対応し全て折返し対応となります。
対応内容はSlackにて投稿されるので、総務が内容毎に関係部署や個人へ共有する運用になりました。
導入後はオフィスが非常に静かになり、こんなにも効果があるものかと感心しました。
また、個人の電話対応として楽天コミュニケーションズのモバイルチョイス050を導入しました。
導入後は個人スマホに050番号を付与する事が出来るので、折返し対応時にプライベートの番号が伝わる事が無い様になりました。
メリットとしては簡単にBYODを導入出来る、データ通信ではなく音声回線を利用しているので音質が安定しているのが良い部分だと思います。
FAX対応 メール送信＆Slack連携
電話の次に対応したのでFAXです。 レガシーなシステムと言えども銀行やカード会社のやり取りで使用する為、 何かしら対応が必要になりました。
弊社のFAXは複合機で送受信を行っているのですが 仕様を確認したところ受信したFAXをメール送信出来る機能があり直ぐに設定 メール送信されたものはzapierを経由しGoogleドライブ（共有ドライブ）へ保存され受信した際にSlackへ通知されるようにしました。
ただ、この構成で欠点があります。
複合機のFAXメール送信機能は用紙切れになるとメールが送信出来ない仕様でした。
ここは盲点でした。
冒頭でも触れたウィルス対策
リモートワークを始めるにあたり絶対にウィルス対策（エンドポイントセキュリティ）の強化は最低限譲れないと思ってました。 そもそもWindowsはNorton、MacはESETとOS毎に違っている。 しかも、コンシュマー版を利用している状況 Excelでシリアル番号とインストール端末を管理すると言う運用
この状況を打破する為、CrowdStrikeを導入 念願のEDRを導入する事が出来ました。 展開が終わった時は達成感が凄かった・・・・ 何と言っても管理コンソールの存在に感動、アラートが飛んでくる頼もしさ、勝手にアンインストールされない安心感はプライスレス。
ちなみに導入直後に管理コンソールにログイン出来ない事象がありました。
原因はセカンダリ環境にCrowdStrikeが構築されログインURLが通常と違っていたのが原因でした。
（後日談としてESETのアンインストールを社内にアナウンスしたら、みんな光の速さで削除してました・・・）
まとめ 2021年へ
その他にも実施した事もまだあるのですが、今回書くことが出来ないのでいつかタイミングあれば書いてみたいと思います。 情シス視点での福利厚生制度を作ったり社内イベントをやったりしました。
今後リモートワークを核としたワークスタイルへの移行にむけてオフィスをリニューアルする予定で、 そこに向けて色々と動いています
- サーバールーム移設対応
- 社内ネットワーク対応（有線・無線）
- 電話回線周り（光収容化・Dialpad導入）
- インターネットFAX導入
- 受付システム導入
- 入退出システム導入
- 座席予約システム導入
- AV機器周り対応
また、４月にokta導入が決定しました！ 出来たら来年こそはMDMを構築したいと思ってます。
では、以上になります。 ありがとうございました。
明日の記事の担当は 出品審査担当 の 杉山 さんです。お楽しみに。
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