こんにちは、グローバルチームのエンジニアのFernandです。
この記事はEnigmo Advent Calendar 2023の19日目の記事です。私は、15年近くフルスタックエンジニアとして働いてきました。さまざまなプロジェクトに関わってきましたが、、新しいチームに参加するたびに、技術的なスキルだけでなく、特にソフトスキルについても新しく学ぶことが多くあります。今回は、職場のミーティングで外国人として直面した課題を共有したいと思います。
ある日、ITエンジニアの妻が彼に頼んで、「スーパーで牛乳を1パック買ってきて。もし卵があれば1ダース買ってきて」と言いました。そこでエンジニアは買い物に行き、言われた通りに行動し、帰宅しました。手には牛乳パックが12個ありました。
妻は驚愕しました
。何が間違いだったのでしょうか?プロジェクト・マネジメント協会(PMI)の報告によると、ビジネス目標を達成しないプロジェクトの半数以上は、効果的なコミュニケーションの欠如によるものとされています。実際に、不十分なコミュニケーションにより、1500億円を投じたプロジェクトの場合には約100億円がリスクとなるのです。ビジネスでは、12個の牛乳パックが大きな損害を生み出してしまうかもしれないのです。
私が日本の企業で働き始めた当初、さまざまなチームとのコミュニケーションに苦労しました。私と同じように、日本に住む外国人の多くが直面する経験です。
私が最初に入社したスタートアップ企業では、お客様の満足度が最も重要であり、彼らを神様のように対応すべきということを教わりました。そのため、ミーティングに参加する際、私は静かに座り、より理解するために一層耳を傾ける必要がありました。私は日本語に自信がなかったため、質問をすることや間違いを犯すことを恐れていました。自分が話すことで、クライアントから私たちの会社がネガティブに評価されるのではないかという不安がありました。
しかしそれでも、各ミーティングの後に反省点を見直して、気づいたことを改善してから自信を持って質問をするようにしました。そして、効果的なコミュニケーションを大事にする日本のチームに参加する機会を得たおかげで、私はミーティング中に質問をする勇気を持ち、プロジェクトやクライアントの要件をより理解できるようになりました。日本人の同僚は忍耐と理解力をもって複雑な概念を簡素化するために時間をかけて説明を繰り返してくれました。
しかし、言語の壁は、誤解を招く障害となることもあることも私は理解しています。それにより、会話の流れが乱れ、自分の意見を正確に表現することが難しくなります。思いを正確に表現することへの取り組みは、話す人と聞く人の双方にとっても苦悩の源となっています。できるだけこれを避けるために、事前に読み込んで準備し、質問をまとめて整理することが大事です。
外国人のメンバーがミーティングをする場合、一人だけに発言の責任が押し付けられないように、協力し合いながら取り組みます。通常、そこでは、生産的に結果を出すために、話の途中で割り込むことが歓迎され、許容されます。曖昧さを解消するために、アイデアを効果的に共有して質問をするこの戦略は時に混沌としたものになりますが、コミュニケーションの理解を促進し、より協力的で生産的な働き方を促進するのに非常に効果的だと感じています。誤解や心配事が生じた際に即座にそれらを明確化することは、コミュニケーションの質を向上させ、より協力的かつ生産的な職場環境を生み出します。参加者全員が議論に貢献することを促すことで、創造性が高まり、アイデアが高められ、より豊かでダイナミックな成果が生まれます。
しかし、文化的な習慣やエチケットにも配慮することが重要です、特に話し手が日本人の場合です。このような場合、割り込むことは失礼とされ、質問はミーティングの最後まで取っておくことが通例です。そういったミーティングでは、私はより受動的なアプローチを取る傾向があります。ただし、質問や懸念事項を早急に解決させたい場合、日本語の能力に自信がなくても話すように努めています。日本語の能力に自信がなくても、ただ聞くだけに頼るのではなく、積極的な参加こそが助けを求めて理解を深める唯一の方法であることを心に留めています。言語の壁を乗り越え、異文化間のコミュニケーションの複雑さをより効果的に乗り越えるためには、日本語の勉強を続けることが重要です。
私は現在、さまざまな国のメンバーから成るチームに所属しています。私たちの主要なコミュニケーション手段は日本語ですが、必要に応じて英語も使用しています。さまざまな時差の課題にも取り組んでおり、私たちのマネージャーはその違いがミーティングのスケジュールに影響しないよう柔軟に対応してくださいます。彼女は流暢な英語と日本語を活かし、私たちの質問や懸念事項をサポートし、チーム内の円滑かつ効果的なコミュニケーションを容易にしてくれます。私は定期的に他のチームとも交流しなければなりません。日本語を使ってのコミュニケーションは難しいですが、貴重な機会であり、コミュニケーションスキルを実践し向上させるチャンスでもあります。しかし、通常業務に追われて、学習に費やす時間の確保がなかなか難しくなっています。プライベートと仕事、そして言語学習のバランスを取ることは大変な努力を要します。まるでジャグリングをするようなもので、集中して言語の練習だけに時間を割くことはなかなか難しいものです。
言語の不完全さや課題があっても、ミーティングでの同僚たちはそれを判断することはありません。むしろ、言語の壁にとらわれず、積極的に参加して貢献する姿勢は評価されるでしょう。しかし、質問をする際には、ただ質問を投げる、自己アピールのためにするということは避けるべきです。そのような行動は、ビジネス上での評判に悪影響を及ぼすだけでなく、私たちが維持しようとしている協力的な雰囲気にも支障をきたす可能性があります。
さらに、会議を進行する際は、コミュニケーション能力や自信のレベルに関係なく、全参加者が積極的に参加できる包括的で支援的な雰囲気を育むことも重要です。間違った質問や関連性のない質問をする人がいても批判するべきではないでしょう。そのような場合に他者を批判すると、プロジェクトが始まる前から失敗したも同然です。前述したように、効果的なコミュニケーションが生産性を向上させるという認識はとても重要です。研究によれば、効果的なコミュニケーションは生産性を最大25%向上させることができます。最終的には、プロジェクトの成功は効果的かつ効率的なコミュニケーション能力にかかっています。卵と牛乳の個数を間違えることもないことでしょう。不確実な点が生じた場合には、積極的に話して明確化することが重要です。積極的なリスナーであり、共感を持って接することを心がけましょう。英語や日本語の流暢さだけに焦点を合わせるのではなく、彼らの質問やアイデアの価値がプロジェクトを前進させ成功させる上でとても重要です。
(English version)
Communication in Workplace
An IT engineer was asked by his wife to go to the store and buy a carton of milk, and if there are eggs, buy a dozen. So the engineer goes shopping, does as she says, and returns home with 12 milk cartons.
Oh boy
, But what went wrong?
According to the Project Management Institute (PMI) report, over half of projects that fail to meet business goals can be attributed to ineffective communication. In fact, poor communication puts approximately $75 million at risk for every $1 billion spent on projects. Well, it seems that one dozen cartons of milk can potentially result in a substantial financial loss.
When I first started my journey working at Japanese companies, I often struggled to communicate effectively with various teams. Unfortunately, this burden is not unique to me but a shared experience among many foreign residents in Japan.
Working in startup companies, I quickly learned that client satisfaction was held in the highest regard, often considering them as king or god (o-kyaku-sama wa kamisama desu) whose every request must be fulfilled. Therefore, when I joined meetings, I had to sit quietly and listen harder to understand the discussions. I feared asking questions and making mistakes because of my Japanese language proficiency. My company might be judged by the client whenever I attempt to speak up. I was able to manage this by researching sample implementations after each meeting and creating prototypes before confidently raising a question.
Then, I had the opportunity to join a Japanese team that fostered effective communication. Encouraged by my supportive environment, I mustered the courage to ask questions during meetings, improving my comprehension of projects and clients' requirements. My Japanese colleagues displayed immense patience and understanding, taking the time to reiterate their explanations and simplify complex concepts, ensuring everyone understood the information.
But don't get me wrong, despite the positive environment, the language barrier often presents obstacles that could lead to misunderstandings and misinterpretations. It disrupts the conversation flow and makes it challenging to express oneself fully. The struggle to articulate thoughts accurately has become a source of frustration for both the speaker and the listener. In order to avoid this as much as possible, I read and prepared beforehand, collating and organizing my questions.
In situations where the speaker is a non-Japanese teammate, I collaborated, ensuring that the onus of speaking does not solely rest on one person. Usually, in meetings that consist of non-Japanese participants, interruptions are welcomed and accepted to foster a productive environment where ideas can be effectively shared, questions can be asked, and clarification can be provided. While this strategy may seem chaotic at times, I find that it is incredibly effective in facilitating comprehension and generating deeper insights. Obtaining immediate clarity on any misunderstandings or concerns enhances the quality of communication and promotes a more collaborative and productive work environment. By establishing a culture where all participants are encouraged to contribute to the discussion, creativity surges, and ideas are elevated, creating a richer and more dynamic outcome.
However, I am also mindful of cultural norms and etiquette, particularly when the speaker is Japanese. In these situations, it would be considered rude to interrupt, and it is customary to reserve questions until the end of the meeting. I tend to adopt a more passive approach during such meetings. Nevertheless, if I do have pressing clarifications or concerns, I try to speak up regardless of my lack of confidence in my Japanese proficiency. I remind myself that the only way to seek assistance and gain a better understanding is by actively participating in the conversation rather than solely relying on attentive listening. However, continuing to study Japanese remains paramount in overcoming these language barriers and navigating the intricacies of cross-cultural communication more effectively.
Currently, I am fortunate to be a part of a diverse team with members from different parts of the world. Although our primary mode of communication is Japanese, we also embrace the use of English when needed. Despite the challenges of various time zones, our manager has done an exceptional job ensuring that these differences do not impede our meeting schedules. With her fluency in English and Japanese, she adeptly accommodates our questions and concerns, facilitating smooth and effective communication within the team. I also have to interact with other teams periodically. Communicating using the Japanese language is challenging, but it also gives me valuable exposure and the chance to practice and enhance my communication skills. Though I have to admit that the demanding nature of daily life and work commitments has restricted the amount of time available for study. Balancing work, personal responsibilities and language learning can be a juggling act, making it quite challenging to allocate uninterrupted time for focused language practice.
Ultimately, the success of our projects hinges on our ability to communicate efficiently and effectively. If uncertainty arises, it is crucial to speak up and seek clarification. Rest assured that in meetings, colleagues will not judge any language imperfections or challenges you may encounter while expressing yourself in Japanese or English. Instead, your willingness to participate and contribute despite any linguistic limitations will be appreciated and acknowledged. However, it is also essential to avoid asking questions solely for the sake of asking or to showcase your skills. Engaging in such behavior may have a detrimental impact on your professional reputation and hinder the collaborative atmosphere we strive to maintain.
In addition, it is equally important for the meeting host to take accountability in fostering an inclusive and supportive meeting environment that encourages active participation from all attendees, regardless of their communication skills or confidence levels. It is critical to refrain from criticizing individuals who may ask questions that might seem incorrect or irrelevant. Criticizing others in such instances, the project had already failed even before it started. Be an active listener and practice empathy. Fluency in English or Japanese should not be the sole focus; instead, the value of their questions and ideas truly matters in moving the project forward and achieving success.
明日の記事の担当はSellチームの平井さんです。お楽しみに。
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